Визуализация процесса работы

Хотя бы раз человек, работающий в гуманитарном направлении, сталкивался с проблемой хаоса, неразберихи в рабочем процессе или непониманием того, сколько уже было сделано, а сколько осталось. В данной проблеме необходимо прибегнуть к искусству визуализации рабочего процесса, а то это такое и как с этим работать расскажем ниже.

Сперва стоит понять, что такое визуализация. В первую очередь это наглядное представление чего-либо в виде графика, рисунка, план-сетки, карты, таблицы или диаграммы. Такое структурирование помогает человеку наиболее точно воспринимать нематериальные образы и абстрактные задачи. Когда человек наглядно видит конечную цель, план работы или список задач, его мозг начинает сосредотачиваться на работе и уже подсознательно искать способы её выполнения. Таким образом нам кажется, что всё получится наилучшим образом и вовремя.

И всё-таки, как именно работать с визуализацией, чтобы она была эффективным помощником, а не просто лишней тратой времени.

Записать – значит сделать

В первую очередь стоит фиксировать все задачи, которые вам необходимо выполнить. Причём лучше фиксировать каждое действие, ведь даже мелочь может быть важна. К примеру, вам надо сделать клиентскую рассылку, от которой зависит объём продаж компании, но выполняя другую функцию, вы забыли об этом. Соответственно, продажи упали. В этом случае хорошо создавать чек-листы в ежедневнике, на пробковой или цифровой доске с указание сроков, чтобы вы точно ни о чём не забыли.

Сложное на простое

Иногда может казаться, что поставленная задача невыполнима из-за её объёма или сжатых сроков. Здесь хорошо дробить большую задачу на несколько маленьких, причём определив, что необходимо сделать в первую очередь, а что может подождать. Этот процесс также можно фиксировать с помощью стикеров, списка, колонок или чек-листов. Главное – чтобы вам было понятно, что, когда и до какого времени необходимо сделать.

Цвет решает

Как бы странно и по детски это не выглядело, но цвет действительно помогает выделить наиболее важные или разные по типу задачи. Вспомните школьные и университетские конспекты: самое важное всегда выделялось цветом, в рамочки или столбики. Попробуйте выделять и разделять. Наш мозг любит порядок и структурированность.

Годовое планирование

Возьмите календарь и отметьте все важные дни в году, будь то отпуск, праздники или дни рождения. В процессе работы добавляйте в график все поездки, задачи и дедлайны. Так вам будет проще не только распределять своё время и планировать отдых, но и понимать, сколько и когда надо выполнить. Создание чувства контроля времени значительно облегчит жизнь.

Разному разное

Если перед вами стоит несколько разных по типу задач, или вы работаете сразу над двумя и более проектами, то обязательно разделяйте эти работы на разные “доски”. Лучше всего прописывать цели и задачи либо на разных страницах ежедневника, разных досках или выделять их разными цветами. Главное – чтобы это было одно пространство. Это поможет вам видеть всю картину целиком, а не метаться от одной к другой, нагружая ваш мозг.

Фиксация процесса

Для того, чтобы не перегружать себя нескончаемой работой и видеть результат, необходимо отмечать уже проделанную работу. Все выполненные задачи обязательно отмечайте галочкой, крестиком, срывайте не нужный стикер, вычёркивайте пункты из чек-листов и обязательно хвалите себя за проделанную работу. В противном случае вы рискуете потеряться в задачах, списках, досках и тогда в визуализации не будет никакого смысла. А вот анализ проделанной работы и фиксация её процесса дадут вам уверенность в себе, спокойствие и понимание, что вы не стоите на месте и до конца осталось не так много.

Автор: Арина Макеева