Как компании используют программных роботов

RPA (robotic process automation) — программные роботы, которые имитируют действия человека в процессе взаимодействия с информационными системами и ПО. Они работают с компьютерными интерфейсами так же, как люди: «понимают», что находится на экране, в правильном порядке нажимают на кнопки, перемещаются внутри систем, извлекают и вставляют нужные данные.

RPA незаменима для выполнения рутинных операций, а еще эта технология может высвободить время на более интересные и творческие задачи, в которых нельзя обойтись без человеческого интеллекта — например, на поиск партнеров, коммуникации с клиентами, участие в разработке новых продуктов. Для программирования робота достаточно записать видео с монитора, как работник выполняет какую-то задачу: например, выгружает платежные поручения или оформляет справки. Роботы смогут делать это точно так же, только быстрее, точнее и без перерыва на обед и отдых.

RPA может работать с любыми интерфейсами в любом ПО, однако в некоторых ситуациях сложность и вариативность процесса не позволит обойтись без человеческого участия. Например, робот не сможет ответить за вас на электронные письма, зато сортировать почту или искать информацию в сообщениях — вполне. А в сочетании с искусственным интеллектом продвинутые роботы могут выполнять даже более сложные задачи: например, анализировать содержание документов и направлять их нужным адресатам. ИИ в этом случае играет роль мозга и принимает решения, а RPA их реализует.

Бухгалтерия и финансы

В бухгалтерии и финансовом департаменте много задач, с которыми может помочь RPA, так как в этих направления много рутинных процессов. Программные роботы могут, например, самостоятельно заполнять платежные поручения на основе информации из базы данных и отправлять их в банк.

С помощью RPA также можно автоматизировать формирование актов сверки расчетов, чтобы в них не было расхождений. Робот сам выгрузит документы из ERP (Enterprise Resource Planning, система для планирования ресурсов предприятия) и системы электронного документооборота, определит их тип, ключевые атрибуты, выявит противоречия и автоматически состыкует между собой разные файлы компании и ее поставщиков. Еще один сценарий использования — подготовка справок для сотрудников, например, 2-НДФЛ. В обоих случаях автоматизация снижает нагрузку на персонал, сокращает время на выполнение задач и исключает ошибки, связанные с человеческим фактором.

Для более сложных кейсов используется комбинация RPA и ИИ. Пример — разнесение банковских выписок. Назначение такой выписки — не формализованное поле: исполнитель вносит в него слова в разном порядке, использует сокращения. Программный робот может зайти в интернет-банк, извлечь информацию о назначениях и передать ее ИИ-модели с обработкой естественного языка. ИИ выберет необходимые параметры и передаст их обратно в RPA, чтобы программные роботы провели операцию разнесения в учетной системе.

Благодаря сочетанию ИИ и RPA американский производитель оборудования, реагентов, расходных материалов и ПО Thermo Fisher Scientific смог сократить время обработки счетов на 70% для 824 тысяч документов в год. Компания использовала продукты Document Understanding и Action Center от глобального RPA-разработчика. Они позволяют автоматически извлекать данные из PDA-файлов — счетов-фактур, заказов на поставку и сопутствующих документов, проверять результаты и запрашивать недостающую информацию.

Закупки, поставки и тендеры

В сфере закупок RPA может использоваться, например, для формирования заказов. В классическом сценарии работники отдела вручную переносят данные о заказах (количестве товара, материалах и другие) в ERP из электронной почты. На перенос информации из одного письма уходит примерно 10 минут. Этой процедурой может заняться робот. RPA также справится с занесением в ERP данных о контрагентах из внешних систем или может сыграть роль помощника, который проверит эту информацию и найдет ошибки.

Третий распространенный кейс — подтверждение заказа. Обычно сотрудник, получив информацию о закупаемых товарах, должен свериться с учетной системой и добавить в нее финальные значения. Робот может взять на себя всю работу с момента получения данных от поставщика: он отфильтрует их, внесет в учетную систему и сформирует документы или электронные письма, если найдет расхождения. Программные роботы могут помочь даже с мониторингом тендеров. RPA отыщет на почте письма с информацией о новых конкурсных процедурах, перейдет на тендерную площадку, скопирует подробности и занесет их в ERP или CRM.

Пример компании, которая уже использует RPA в этом направлении, — Магнитогорский металлургический комбинат. Предприятие роботизировало многоступенчатый процесс оплаты поставок металлолома. Внедрение 25 программных роботов помогло настроить автоматический контроль за поставками, увеличить скорость обработки 32 тысяч бизнес-операций и 20 тысяч файлов и сильно сократить трудозатраты.

HR

Среди кейсов из нашего опыта — контроль рабочего времени сотрудников. Без RPA персонал из отдела кадров вручную обрабатывает данные из корпоративной системы и системы контроля доступа,  сводит их в Excel, чтобы сравнить плановое и фактическое время нахождения сотрудников на территории разных объектов предприятия и подготовить еженедельный отчет о загрузке оборудования. Робот проделывает все эти операции автоматически и может готовить ежедневные, еженедельные и ежемесячные итоговые отчеты. Он собирает данные из нескольких информационных систем предприятия. Задачу, на который человек тратит 8 часов, он выполняет всего за несколько минут и выявляет при этом на 40% больше нарушений.

Другой показательный кейс — подготовка документов при оформлении временных переводов сотрудников и совмещении их должностей. Обычно специалисту HR-департамента нужно принять заявления от работников в бумажном формате, внести данные в информационную систему, сформировать в системе соглашение об изменении трудового договора, выгрузить его, вручную заполнить распоряжения на временный перевод или совмещение профессий и сформировать пакет документов. В процессе нужно сверяться с бумажными реестрами, справочниками, должностными инструкциями.

С RPA процесс можно построить по-другому: программный робот заберет данные из ERP, сравнит их с реестром обработанных записей в Excel, автоматически сформирует список работников, которых нужно перевести, и пакеты документов по ним. Он соотнесет все данные и даже отправит соглашения и распоряжения ответственным лицам. На эти задачи человек потратит более 15 часов, а робот справится за два.

В каких отраслях RPA уже внедряют в России

Основной сектор для RPA-решений на глобальном и российском рынке сегодня — финансовый. Именно в этой сфере сотрудники часто заняты повторяющимися и однотипными задачами — внесение данных, формирование отчетов, проведение расчетов, открытие счетов — причем эти процессы дублируются в разных филиалах. ВТБ, Альфа-банк, Московский кредитный банк, Росбанк и другие уже применяют программных роботов.

Промышленность тоже активно использует цифровых сотрудников: холдинги внедряют RPA в общих центрах обслуживания, централизованных казначействах и других функциях, где происходит централизованная обработка данных. В производственной отрасли RPA можно применять для автоматизации процессов, связанных со сборкой, упаковкой и доставкой товаров, слежением за технологией производства, управления качеством. Кроме группы ПАО «ММК», RPA внедряют, например, «Норникель», «ТМК», «ОМК», «Роснефть», «Татнефть», «Уралхим», «УГМК», «Уральская сталь» и многие другие.

Кому поможет технология

Корпорациям с большими объемами данных и повторяющимися операциями RPA позволит снизить затраты и значительно ускорить работу, повысив ее качество. Малому и среднему бизнесу вложения в роботизацию не настолько необходимы, хотя внедрение программных роботов может помочь формализовать бизнес-процессы и освободиться от рутины.

Ключевое преимущество RPA — в том, что при масштабировании бизнеса, увеличении числа клиентов и росте заказов программный робот будет так же эффективно выполнять свои задачи. Количество операций для него совсем неважно. Так что если у компании есть понимание, что объемы рутины будут только расти или не будут уменьшаться, придется вкладываться в наем персонала, — стоит рассмотреть возможность инвестиций в RPA. Перед этим важно провести анализ своих потребностей и возможностей, а также оценить потенциальные выгоды и риски.

Российский рынок RPA после ухода зарубежных вендоров

В 2022 году после ухода с российского рынка иностранных игроков компаниям нужно было срочно переходить на отечественных поставщиков RPA-платформ.

Лидером среди российских RPA-решений можно считать платформу Primo RPA: она учитывает запросы клиентов и оперативно совершенствует продукт. Еще я бы отметил PIX Robotix и Sherpa RPA — эти платформы сумели оперативно среагировать на изменения рынка и предложить работоспособные продукты.

В целом, локальный рынок RPA сейчас находится в стадии развития. Отечественные вендоры продолжат активно конкурировать и совершенствовать функционал платформ. По прогнозам «ИБА», к 2024 году более 90% российских компаний, использующих программных роботов, перейдут на отечественный софт. Это может привести к росту объема рынка до 60 млрд рублей.

Источник: hightech.fm